一、文献综述
- 引言
随着网络技术、计算机技术和信息技术的飞速发展，文档的信息组织模式已从卡片式目录手工检索的纸质存储模式转换为数据库存储计算机检索的电子文档存储模式。纸质文档与信息化文档相比，在保存、检索、整理方面的工作效率都存在较大的差距，现在越来越多的企业与高校都已经实施了文档的数字化存储。南京理工大学机械工程学院面对着有限的占地资源以及越来越多的学生档案，在档案整理与分类存储方面存在一些不合理之处；如何运用工业工程的手段把大量的纸质文档清晰分类并用数字化的手段将其转换为数字形式，成为档案工作的当务之急。
- 国内外研究现状
现代企业与高校中对文件和档案的科学管理，不但要建立在对文件与档案本身基本理论问题的研究基础上，还依赖于对文件与档案工作的整体性把握。我国企业高校在文档管理工作中普遍存在文档管理意识不强、文档管理分工不合理、立卷和组卷不科学、管理人员素质偏低等问题。随着信息化水平的不断提高，运用计算机、网络技术对文档进行数字化管理已经成为许多企业和政府机关、社会团体改革的重要组成部分。对这一领域的探索实践已取得了很大的成效，但同时也有一些显见的不足之处。主要体现在：一是应用范围窄。目前投入应用的文档管理系统，大多是为专门的档案管理单位设计的，而在标准化研究与实际应用中，专门这样的系统还很少，其应用范围一般都局限在档案收集、整理、利用，而对档案之前的现行文件的产生、流转、处理没有涉及。因此经常造成在发文时已经数字化的文件，在归档时却要重新数字化，造成操作人员的重复劳动。二是标准不统一。由于目前的档案管理系统种类繁多，在功能设计、实现方式各有区别。同时在文档管理上执行的标准也是各行其是，没有统一标准的数据规范。在文件使用、档案移交和档案使用等情况时，这些数据无法有效利用，从而造成重复投资。对于将纸质文档加工成为信息化文档，以往的实现方式粗糙、离散。最早的普遍采用的是人工录入的方式，打字员对应纸质文档将其输入到计算机种；随着中文汉字的OCR技术的出现，对文档采取扫描后进行文字识别后再保存在计算机中。计算机处理纸质文档在效率上有明显的提高，但整个录入过程的管理尚没有一套完整的信息系统支持，整个录入过程的监控协调工作难以保障。
对于采用B/S架构、JSP语言开发的管理信息系统，很多研究和系统实现都有涉及。天津大学的李岩松论文讨论了基于Web的OCR数据服务的理论和方法，并且运用这些理论和方法，结合当今IT行业的数据服务发展趋势，指导了英文OCR软件Type Reader的网络化数据服务的过程。该文主要是从软件工程的角度对系统的重用和WEB 信息提取方面做了研究，对与用户的OCR系统选型有一定的参考价值。钱炎通过对医疗账单OCR处理模块的研究，针对账单处理的特殊性，提出了满足账单处理要求的OCR模块体系结构，实现了图像处理中的灰度三段变换算法、自适应二值化算法、版面分析预处理和基于神经网络的字符识别，给账单或票据类的OCR系统研究提供了借鉴。该文主要探讨的是OCR技术在算法中的实现，并且在医疗系统中，文档主要是手写而成，而在标准化研究院中，文档多为打印出的电子文稿，具有更高的辨别率。其它一些对于文档管理的文献和系统实现，主要设计的是权限管理、数据搜索等方面。这些文档对本系统的设计起到了很大的参考意义。但系统设计的实现都具有其特殊性，本系统的设计主要是依靠以往的项目经验对系统流程的分析设计及对整个流程的信息化实现。
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纸质档案的不可替代性
- 纸质档案的优势
纸质档案的载体就是纸张，也是传统意义上的档案材料，经历了多次的变革和发展，现已形成了一套非常成熟的管理制度和管理方法。纸质档案有着它独特的优点。第一，纸质档案只要按照档案管理制度规定的“六防”制度加以保护，就可以保存很长时间，其寿命比数字化档案载体要长许多。第二，纸质档案非常直观，纸质档案一旦形成，上面记载的信息就固定下来，不容易篡改，相对准确的反映出书写者的整体素质、行为习惯、业务能力和思想观念。比如审核一份人事档案的时候，可以从纸张的新旧程度，笔迹的书写轨迹，档案材料信息的前后对照，改动痕迹，墨水的颜色深浅，印章的油墨性质、颜色的变化等等细节分析出这份档案里承载的大量的信息，也可以初步辨别出这份档案的真假，信息记载的准确与否。第三，纸质档案的查借阅不受管理设备的限制，通过直接翻阅原始档案就可以了解大量信息，不用借助计算机，不怕病毒的干扰。
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- 纸质档案的缺点和不足
纸质档案传统的真实感、历史感和直观性一直被人们所认可，现阶段在人们心中是不可替代的。但是不可否认的是，纸质档案也存在缺点和不足。首先纸质档案长期暴露在空气中，又经多次翻阅，反复装订，纸张会受到不同程度的损坏，用来记载信息的墨水、油墨也会受环境的影响而发生改变，记载信息会模糊不清，油墨也会慢慢变浅甚至消失，即使复制的纸质档案，也会因为环境因素产生化学变化，不能被完整地保存下来，传承下去。二是占用空间大，几千卷人事档案，需要很大的空间去保存这些档案，每年还有新增人员，就需要购置更多的档案柜来保存纸质档案，造成保管费用的增长。第三，因为纸质档案数量大，从形成到收集、整理，周期太长。纸质档案信息统计起来非常复杂，效率低，工作量大，而且因为多种原因，收集档案材料经常是滞后的，不能及时更新档案材料，不利于学校管理者准确快速地进行决策分析。
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促进数字化档案与纸质档案共存发展的措施
- 完善数字化档案信息系统
可以通过数字化档案信息的远程管控系统，在专网或者内网完成数字化档案形成、审核、收集、传输、保存、以及档案信息的远程查借阅管理。基于档案信息安全的考虑，要注意以下几点:第一，加强防火墙设置，严防网络病毒对档案信息的破坏。使用先进的杀毒软件，采用管理员授权的方式，对档案数据进行加密，远程进行查借阅处理的时候，专门的管理员可以授权某个区域或者某个范围的查询，对某些信息进行特别加密处理， 这样既可提高档案查阅的效率，也可以尽可能的避免无关信息的外漏。
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- 及时维护、更新数字化档案信息系统
由于电子产品更新换代速度很快，数字化档案信息系统和载体需要定期进行维护和更新。为防止因操作失误或者系统本身的故障而导致数据丢失，尤其要注意数据定期备份，备份可采用自备份和外部介质备份的方式，自备份就是通过系统本身进行备份，但是这种方式需要系统本身有个很大的存储空间，还要保证系统的绝对安全，一旦系统出现故障，就是毁灭性的，档案信息就会遭受破坏，会产生不可逆的严重后果。使用外部介质的备份比如移动存储器、光盘、专用网络等是个不错的选择，选择外部载体备份要注意载体的质量，比如光盘，它可以更加完整、真实的复制原始数字化档案的信息具有不可修改的特点。但是必须选用档案级专用光盘，档案级光盘有它价格低、易保存、易读取、寿命长等优点，是保存数字化档案的首选。值得注意的是，在光盘的购置、使用、保存、销毁等一系列程序上要有严格的制度制约。而对于其他录像、磁带等载体也需要经过先进的技术进行保存，定期备份，专人管理，有专门的档案橱柜保存，定期检查，以保障数字化档案的安全和可利用性。
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- 重视纸质档案的保护
纸质档案的真实性、直观性的优点决定它在未来发展中依旧占有一席之地，比如纸质档案在书写方面，签名的笔迹、墨水的材质，印章的防伪效果等要比电子档案具有真实性和稳定性，在这方面人们还是比较认可的。所以，纸质档案在未来的发展中，依旧需要按照档案管理制度进行整理和保存，采取科学的防霉、防酸、防蛀、防日晒、防高温等技术，对纸质档案进行保护，延长纸质档案的寿命，在实际利用上也实行“双套制”管理。纸质档案和电子档案的收集整理保存同时进行，分别进行管理，相互印证，取长补短，相辅相成。但是为了保障原始纸质档案材料的安全，非必需，不要轻易翻阅纸质档案，平时的档案查借阅，均通过专门的计算机软件和专门的网络进行，以减少对纸质档案的损害。
参考文献
